Desde 2020 estamos inmersos en importantes cambios a diferentes niveles. En el mundo empresarial, se dirigen a digitalizar los procesos de control de gestión. Pero ¿qué quiere decir esto y cómo se puede llevar a cabo?
Qué es la digitalización de procesos
La digitalización de los procesos de negocio hace referencia a la mejora de las funciones y operaciones comerciales gracias a la tecnología que proporciona el espacio digital. Esto nos permite configurar distintos sistemas en un contexto innovador que facilita los negocios y que aporta numerosos beneficios a las compañías.
Un negocio digitalizado nos brinda interesantes oportunidades y nos acerca al crecimiento empresarial. De hecho, es un paso intermedio y necesario para alcanzar la transformación digital y crear flujos de ingresos digitales.
Estos son los procesos que forman parte de la digitalización:
- Trasladar informes y documentos en formato PDF a una nube para compartirlos con otros equipos.
- Utilizar herramientas con las que generar informes que faciliten y mejoren futuros proyectos.
No debemos confundir la digitalización de procesos con la transformación digital. Estas son sus diferencias principales:
- Mientras que la digitalización procesa la información, la transformación busca aprovecharse del conocimiento.
- La digitalización automatiza operaciones y procesos existentes, mientras que la transformación cambia la cultura de la empresa. Esto afecta a cómo se trabaja y también a cómo se piensa.
- En la digitalización se trabaja con aplicaciones y sistemas informáticos, pero la transformación lo hace mediante tecnologías disruptivas.
Pasos para digitalizar los procesos de tu empresa
Una vez que hemos identificado las necesidades de la empresa, podemos aplicar estos 5 pasos para cumplir con el objetivo:
- Identificar las herramientas tecnológicas con las que podremos automatizar y digitalizar nuestras tareas (CRM, app de formularios…).
- Hacer partícipes a los trabajadores para que tengan una implicación directa e indirecta (deben conocer las funcionalidades de las herramientas).
- Testar las herramientas y medir los resultados obtenidos. En ocasiones, se pueden utilizar pruebas gratuitas durante un periodo determinado de tiempo (generalmente 15 días).
- Validar y activar de manera oficial la digitalización.
- Comunicar que el proyecto ha sido un éxito. En este caso, publicarlo en la web y redes sociales de la empresa fortalece la imagen de la marca.
Beneficios del business intelligence
El business intelligence (BI) recoge, organiza, gestiona, analiza, comparte y transforma los datos para apoyar la gestión de una compañía. Trabaja con la información y facilita la toma de decisiones. No es sólo una herramienta de control de gestión, sino un conjunto de métodos, sistemas y prácticas que transforma los datos brutos en información de valor.
Tiene 3 pilares principales:
- Recogida de datos. Estos proceden de diferentes fuentes, por lo que se necesita un sistema estructurado para capturarlos.
- Organización y análisis de datos. Hemos de almacenar la información de tal forma que se facilite su evaluación y se eviten los errores.
- Seguimiento y control. Gracias a lo anterior, podemos determinar los indicadores o KPI que queremos supervisar en tiempo real. Esto nos permitirá tomar decisiones rápidas y eficaces basadas en información fresca y fiable.
Con todo lo anterior es posible gestionar los procesos de negocio de inicio a fin de una forma ágil, precisa y objetiva. Sus usos son:
- Analizar el comportamiento de los clientes.
- Optimizar las operaciones.
- Identificar las tendencias del mercado.
- Comparar datos con nuestra competencia.
Dicho esto, las ventajas competitivas de aplicar el BI y resolver problemas a corto y largo plazo son:
- Mayor asertividad en las estrategias y planes tácticos. Antes de lanzar un nuevo producto, el BI puede fundamentar las acciones para que el plan establecido sea un éxito.
- Descubrir nuevas oportunidades de negocio. Podemos detectar nuevas tendencias del mercado y reaccionar con rapidez en función de los cambios que se produzcan.
- Ahorrar tiempos y costes. El BI nos ayuda a identificar los gastos excesivos y los prescindibles. Además, nos permite ahorrar tiempo, para que el equipo dedique su tiempo a proponer soluciones y no a procesar información.
- Gestión de riesgos. Podemos enumerarlos, controlarlos y también estudiar la probabilidad de que se produzcan, pues conoceremos los puntos débiles internos.
Fases de un proyecto de digitalización de procesos con Microsoft Power BI
Los beneficios que proporciona una herramienta como Microsoft Power BI son claves para un correcto control y gestión del negocio. No obstante, esto precisa de una metodología que nos permita mejorar el proceso de toma de decisiones. Esta se compone de las siguientes fases:
- Conexión al origen de datos.
- Transformación de datos.
- Creación del modelo analítico.
- Creación de medidas, reportes y dashboards.
- Distribución de reports y dashboards.
- Administrar el sistema.
Una vez que conocemos las fases de un proyecto de business intelligence, podemos comprender por qué aporta tanto valor a una empresa. Sin embargo, para que sea un éxito, el proyecto debe estar acompañado de profesionales expertos. En Strategik ayudamos a nuestros clientes a digitalizar los procesos de control de gestión para que tengan empresas más eficientes y productivas.
