Para implementar un ERP y aprovechar las ventajas de la tecnología en las operaciones empresariales, es importante que permita controlar varios aspectos del negocio. De este modo, será posible mejorar la productividad y disminuir los costes.
Qué tener en cuenta antes de implementar un ERP
Antes de decidir implementar un software ERP, es esencial saber cómo afectará al conjunto de la empresa. Por eso, antes de su puesta en marcha debemos saber lo siguiente:
- Estructura de instalación que abarque por completo la gestión de este proyecto.
- Quién se ocupará de liderar la instalación en la planificación de recursos empresariales.
- Toma de decisiones estratégicas clave adecuadas a los requerimientos de la empresa y la realidad del negocio. Durante la implementación de la solución ERP se podrán realizar modificaciones si se detecta que este no se adecúa a los procesos de negocio.
- Cambio organizacional. Al implementar este sistema se van a suceder diferentes cambios, por lo que el departamento de recursos humanos ha de estar preparado para gestionarlos.
- Definir un plan de migración de datos. La base de datos de un negocio es su activo más valioso. Por eso, el equipo de implementación debe definir un plan detallado para su limpieza, mapeo y migración.
- Plan de beneficios comprensible, transparente y realista antes de instalar el software. De este modo, se evitan las desviaciones, las falsas expectativas y el fracaso de la implementación.
Estos consejos y el apoyo de un partner experto como Strategik es indispensable para asumir con éxito este desafío.
Ventajas de implementar un ERP
Para la adecuada gestión de proyectos se necesita tener el control del flujo de información de las organizaciones. Asimismo, es imperativo centralizar la inmensa cantidad de datos con la que las empresas trabajan actualmente. A continuación, detallamos cuáles son las ventajas de la implementación de un software ERP.
- Escalabilidad. Estas soluciones modulares se pueden adaptar a las necesidades del momento.
- Mejor toma de decisiones. Con la información centralizada y unificada, se puede crear una base de datos confiable que prevea escenarios futuros con precisión.
- Reducción de duplicidades. Debido a la integración, los diferentes departamentos pueden acceder en tiempo real a la misma información, reduciendo registros y operaciones.
- Control y trazabilidad. Las soluciones ERP recogen información de valor de la actividad empresarial, lo que facilita el control del tránsito del producto en la cadena de valor.
- Personalización. La empresa proveedora puede configurar el software para las necesidades que se precisen en cada momento.
- Seguridad informativa. Los diferentes niveles de acceso hacen que sea complicado sustraer información. Además, todo conlleva una copia de seguridad automática para evitar errores.
- Mejora de la capacidad operativa. La digitalización de determinados procesos reduce los errores humanos, ya que algunas actividades se realizan de forma automática.
- Mayor rentabilidad. La reducción de errores, eliminación de duplicidades y mayor eficiencia reduce el nivel de costes. Por tanto, mejora el rendimiento y los beneficios de la compañía.
- Integración con clientes y proveedores. Los proveedores son un socio estratégico para el diseño y desarrollo de nuevos productos, mejorando la productividad y reduciendo los costes. En cuanto al cliente, estos sistemas permiten una comunicación y colaboración efectivas. Además, proporcionan información de calidad para ajustar las necesidades de compra e inventario, así como una mejor segmentación en las campañas de marketing.
Fases de implementar un ERP
Contar con un buen sistema de implantación es crucial para evitar que la transformación sea un problema. Así, las fases necesarias para llevar a cabo el proceso de implantación ERP son las siguientes:
1. Planificación
¿Cuáles son los recursos técnicos y humanos necesarios para el proyecto? Junto con el proveedor principal, se han de planificar las actividades que se realizarán durante la instalación. Lo adecuado es cumplir un cronograma de actividades tras diseñar una bitácora para iniciar el proyecto y establecer el formato apropiado.
2. Análisis
Se establecen las funciones de cada área del negocio y se definen los alcances que se esperan. También se elaboran diagramas de flujo para las distintas áreas operativas.
3. Implementación
Llega el momento de instalar y configurar la herramienta necesaria para la implementación del ERP. En esta etapa, se debe completar la configuración requerida para dar forma a la solución deseada y satisfacer las prioridades de la empresa.
4. Puesta en marcha
Hemos de validar todas las acciones realizadas para comprobar que estén en línea con los resultados deseados. Ahora, la teoría se convierte en práctica colocando al equipo en un escenario real donde se recrean los problemas diarios de la empresa.
5. Capacitación
El equipo responsable del proyecto debe capacitarse para dominar el software y aprovechar al máximo sus herramientas. Además, es fundamental una buena comunicación con el consultor para así poder solucionar cualquier duda relacionada con los procesos y funciones del sistema.
6. Liberación del proyecto
En esta última parte del proyecto, el personal puede hacer uso total de la herramienta con el apoyo del proveedor. Así comienza el proceso de mejora continua. En Strategik ponemos a disposición de nuestros clientes nuestro know-how para implementar un ERP y así maximizar el potencial de sus empresas.
