A la hora de vender una empresa, en su etapa de crecimiento o durante los procesos de due diligence, las compañías necesitan compartir archivos de forma segura y cifrada. De este modo, se previenen riesgos y se evitan filtraciones que comprometan las operaciones en curso. Por ello, resulta esencial contar con un data room frente a otras opciones en línea como pueden ser Dropbox, Wetransfer o Google Drive.
Qué es un data room
El data room es una habitación con un alto nivel de seguridad que contiene un gran número de datos sobre una empresa. Solo pueden acceder a ella determinadas personas, previamente seleccionadas, y durante un estricto horario y un período concreto. Además, de ella no se pueden extraer documentos. Tampoco fotografiarlos o fotocopiarlos. Sin embargo, sí es posible realizar anotaciones sobre la empresa objeto acerca de la que haya que tomar una decisión.
En la actualidad, este concepto más que a un espacio físico hace referencia a un espacio electrónico conocido como data room virtual. Esta es una solución SaaS donde almacenar y compartir información empresarial confidencial y sensible de manera segura.
La ventaja del elemento virtual es que resulta accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet.
¿En qué momentos se utiliza?
Estas plataformas son las preferidas para realizar procesos de due diligence y operaciones en las que han de colaborar varios departamentos de una misma empresa. Igualmente, tienen utilidad en inversiones en sociedades conjuntas, para las comunicaciones entre miembros de una junta directiva, en transacciones de fusiones y adquisiciones, etc.
En general, un data room es esencial para cualquier proyecto que requiera el almacenamiento, gestión y compartición de documentos de manera segura y profesional. Además, es crucial encontrar un buen proveedor de este tipo de servicios para garantizar el éxito del proyecto, pues va a añadir un nivel de seguridad extra.
Esta es la principal diferencia con el almacenamiento en la nube. Así, aunque en ambos casos se pueden cargar y compartir documentos y los sistemas cloud son más rentables, no son adecuados cuando se maneja información sensible y grandes cantidades de documentos.
Consejos para configurar un data room
Al configurar un data room virtual, lo primero que debemos hacer es un inventario de la información que se desea trasladar a la sala. De este modo, obtenemos una visión general del tamaño apropiado que ha de tener y, con todo esto claro, podemos pasar al siguiente nivel, que es comenzar a buscar un proveedor adecuado.
Para ello, no solo hay que fijarse en el precio, sino que es fundamental tener en cuenta otros aspectos, tales como:
- Seguridad. Es imprescindible elegir un proveedor que ofrezca un alto nivel de cifrado. Como mínimo, lo ideal es que tenga un proceso de autenticación de dos pasos.
- Gestión y control de documentos. Debemos conocer con detalle las funcionalidades de la data room virtual. También saber las opciones que proporciona para registrar autorizaciones de personas y documentos, así como las posibilidades de elaboración de informes.
- Facilidad de uso y accesibilidad. Otra de las averiguaciones a realizar antes de contar con una sala de datos consiste en conocer las formas de acceso. ¿Pueden entrar al mismo tiempo varios usuarios? ¿Es posible hacerlo desde todo tipo de dispositivos móviles con conexión a Internet? ¿Hay opción de que trabajen varias personas en un mismo documento a la vez?
- Asistencia. Si se trabaja a nivel internacional, con husos horarios distintos, contar con una asistencia ininterrumpida es de gran utilidad.
Junto con todo lo anterior, también se deben tener en cuenta la posibilidad y capacidad de ampliación, integración y seguridad.
El data room para fusiones y adquisiciones
Todas las transacciones financieras corporativas requieren compartir información confidencial y en situaciones cruciales, en las que el tiempo es esencial. Aquí, la marca de agua puede ser una solución útil para añadir una capa adicional de seguridad a los documentos.
Es especialmente vital en operaciones de fusiones y adquisiciones (M&A), donde los expertos deben intercambiar documentos altamente confidenciales para realizar una eficaz due diligence. En data rooms transaccionales para M&A, la eficiencia y la seguridad son prioridades clave.
Estos sistemas ayudan a gestionar cada etapa del proceso, desde la fase de garantía hasta la de cumplimiento. Además, la herramienta de Q&A integrada permite a los expertos:
- Traducir documentos en tiempo real para solucionar los problemas del idioma en transacciones globales, mejorando la comprensión y transparencia.
- Responder rápidamente a preguntas
Los data rooms son una herramienta esencial en las transacciones de M&A para garantizar un flujo eficiente de comunicaciones al mismo tiempo que se mantiene una total confidencialidad.
En Strategik ofrecemos consultoría estratégica en este campo para ayudar a las empresas a navegar por este complejo proceso y asegurar el éxito de su estrategia de fusión o adquisición. Con nuestra ayuda, podrán aprovechar al máximo las funcionalidades de un data room virtual y enfrentar los desafíos con confianza.
