Existen diferentes razones para implementar un sistema ERP en una empresa, pero ¿qué es un ERP y por qué es importante para ella? Lo descubrimos en este artículo.
Para qué sirve un ERP
Un ERP es un software que permite a una compañía controlar y centralizar todos los flujos de información que se generan. Este acrónimo procede del inglés y quiere decir Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales.
Atendiendo a esta definición, podemos deducir que su objetivo es ayudar a las empresas en las tareas de administración y toma de decisiones. Además, lo hace automatizando todos los procesos. Consigue datos en tiempo real, con lo que se mejoran las tareas de back office, se controlan los flujos de trabajo y se minimizan errores.
Por ejemplo, una de las ventajas de un ERP es que, al instalarlo en una organización con el objetivo de llevar la contabilidad, este se encarga de todo. Los usuarios solo se deben preocupar de conseguir ventas, el sistema ya crea las facturas y contabiliza los gastos. Esto representa una ventaja competitiva frente a otras empresas del sector que no apuesten por esta tecnología.
Una empresa con un ERP automatiza los procesos administrativos, tiene un mayor control de la gestión y puede utilizar la información recopilada de manera eficiente. Este software no resuelve problemas, pero sí se adelanta a ellos y los evita.
Características de un ERP
Los ERP mejoran los procedimientos operativos de las empresas e incrementan la productividad general. Además, con una perspectiva integral de los procesos empresariales se puede responder con rapidez a los cambios normativos.
Otros de los beneficios de un ERP son que pueden realizar las siguientes tareas:
- Administración de la cadena de suministro.
- Análisis de información.
- Automatización de ciertas tareas como la creación de informes.
- Contabilidad.
- CRM.
- Gestión de compras, ventas, inventarios y proyectos.
- Integración EDI.
- Operaciones en tiempo real.
- Pagos online, mayor facilidad para conectar con aplicaciones como, por ejemplo, PayPal.
- Personalización y flexibilidad.
- Uniformidad en diferentes ramas de la empresa, pues comparten el mismo programa.
- Tareas relacionadas con recursos humanos como contratos, ausencias, nóminas, información de empleados…
Por qué tu empresa necesita este tipo de software
Contar en una empresa con un software de este tipo nos permite establecer una eficaz relación comercial entre clientes y organización. En España, casi el 52 % de las empresas lo utilizan y su implantación supuso la mejora de los procesos empresariales en el 95 % de ellas. Del mismo modo, la productividad entre los empleados mejoró entre un 20 y un 30 %.
Sin embargo, estas no son las únicas razones por las que contar con una herramienta como esta en una empresa:
- Mayor eficiencia y eficacia en los procesos. Estas soluciones automatizan y agilizan muchos procesos fundamentales en una organización. Algunos ejemplos son la trazabilidad de pedido o la gestión del inventario, lo que libera tiempo para otras tareas.
- Mejora la toma de decisiones basándonos en datos e información reales. Se pueden generar reportes personalizados y las decisiones se toman con mucha información. Por ejemplo, se pueden diseñar campañas de marketing eficaces al conocer cómo interactúan los clientes con la empresa.
- Aumento de la competitividad en las pymes. La tecnología cloud y el acceso a diferentes herramientas de gestión ya no son cosa de grandes empresas, sino que puede hacerlo cualquier negocio. Por eso, la digitalización favorece la competencia en igualdad de condiciones.
- Control de costes y optimización de operaciones. Al integrar la información y automatizar los procesos, se eliminan duplicidades y errores. Por otro lado, al contar con la información en un solo lugar es más sencillo hacer una planificación de recursos y de producción.
- Mejor respuesta a las necesidades de recursos humanos. Un departamento de RRHH con un sistema ERP es más eficiente. El motivo es que se automatizan los procesos de contratación, se crean perfiles de empleados y se dispone de toda la información necesaria en la misma ubicación para hacer evaluaciones de rendimiento. Asimismo, cuenta con un valor añadido, pues informa sobre las ausencias y vacaciones, lo que permite una mejor planificación de las necesidades del personal.
- Mejoran los servicios prestados a los clientes. Las empresas que implementan un software de gestión como este ofrecen a sus clientes una mejor experiencia. Gracias a él, les proporcionan la información que necesitan de modo adecuado. Podemos verlo con un ejemplo: ante un pedido y una llamada de un cliente para conocer su estado, es más sencillo realizar comprobaciones al respecto. De este modo, se ofrece una respuesta precisa sobre el envío y se pueden resolver las incidencias de una manera muy ágil.
Ahora que ya hemos explicado qué es un ERP y por qué es un sistema de gestión importante para la empresa, solo queda implementarlo. En Strategik podemos realizar una auditoría completa para optimizar los procesos de tu empresa, mejorar las operaciones e impulsar tu competitividad y las ventas.
