Hoy, implementar sistemas de control de gestión se ha convertido en algo imprescindible para cualquier organización. Vivimos en la era de los datos, cualquier organización genera millones de datos que son de poca utilidad si estos no se transforman en información. Los modelos y sistemas de control de gestión tienen un enfoque eminentemente práctico, y buscan la eficiencia en la gestión y toma la toma de decisiones, veamos qué son y cómo funcionan.
Qué son los sistemas de control de gestión
Un sistema de control de gestión es un mecanismo de utilidad para que empleados y directivos de una empresa puedan controlar y por tanto enfocar sus esfuerzos hacia los objetivos de forma sencilla y eficiente. Este influye en la forma en que una compañía implementa y controla su estrategia mediante diferentes herramientas como presupuestos, reuniones periódicas de equipos, cuadros de mando, etc.
Los sistemas e instrumentos de control de gestión resultan útiles para recopilar, calcular y mostrar toda la información necesaria de los procesos de negocio. Recaban datos internos y externos que convierten en información, con el objeto de optimizar la productividad y eficiencia de toda la organización. No obstante, para que esto suceda, es necesario tener previamente implementado modelos control y gestión de los procesos adecuados.
Elementos de un modelo de control de gestión
Los elementos de un sistema de control de gestión no solo afectan a la transformación digital de las empresas. Varían en función de la empresa y de las metas marcadas, por lo que afectan a algo más que a la tecnología. Los más habituales son:
- Plan estratégico. Son un conjunto de datos que nos indican la situación real de la empresa y su entorno. Suponen un punto de partida para analizar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que existen para ella.
- Mapas de procesos. Los mapas de procesos nos proporcionan información sobre el peso de cada una de las actividades de la empresa. Así, identificaremos las indispensables y las innecesarias, facilitando la tarea de determinar cuáles se pueden externalizar. Esto supone un ahorro de costes.
- Recursos humanos y materiales. Se recopilan todos los recursos de los que dispone una compañía para alcanzar sus metas, lo que sirve de soporte a las técnicas y herramientas de planificación.
- Mecanismos de evaluación. Son requeridos para medir el resultado de las tareas que se llevan a cabo en la empresa. Nos permiten comparar datos de diferentes períodos y saber si estamos o no cerca de cumplir con lo establecido.
Por qué un modelo de control de gestión hace tu empresa más competitiva
Hoy en día, en el mundo empresarial, la función financiera asume más responsabilidades que hace unos años. De hecho, el EPM o Enterprise Performance Management está constituido por varias capacidades destinadas a convertir en acción una estrategia. Y esto hace que los modelos de control de la gestión sean decisivos en las organizaciones.
Por ello, se elaboran Budgets, presupuestos, que establecen las métricas adecuadas en cada área del negocio. Del mismo modo, se analizan y simulan diferentes escenarios con el objetivo de impulsar el rendimiento y mejorar la ventaja frente a los competidores.
En este sentido, las capacidades EPM son esenciales para optimizar procesos de planificación, evaluar, medir, reportar y revisar los modelos organizacionales. Además, en función de la misión y visión de cada compañía, las soluciones EPM serán diferentes.
Por otro lado, un rasgo común en todas las empresas es que resulta determinante y necesario integrar la planificación financiera con los presupuestos. Y ¿cómo suelen proceder? La mayoría de ellas apuestan por desarrollar las siguientes acciones:
- Fijar las expectativas en un plan anual.
- Implementar un software para la modelización estratégica del negocio.
- Establecer un set de drivers para desarrollar la estrategia.
- Facilitar y medir los logros de la estrategia diseñada.
De forma general, podemos afirmar que las compañías más maduras en términos de EPM en los siguientes años se centrarán en estas acciones:
- Mejorar el talento del equipo de reporting.
- Revisar y actualizar los drivers de performance globales.
- Automatizar los procesos de planificación y reporting.
Si no se quiere perder el posicionamiento en el mercado en favor de otras empresas con modelos avanzados, es preciso utilizar correctamente la capacidad del EPM para crecer. Para ello, se han de apoyar en los disruptores actuales y ser flexibles para adaptarse a los desafíos con rapidez.
Cómo implementar un modelo de éxito
El sistema de control de gestión nos ofrece una manera segura de analizar información, anticipar problemas y tomar decisiones. Pero, para que esto sea posible, el sistema debe tener en cuenta lo siguiente:
- Los objetivos y criterios que mejorarán la efectividad de la compañía.
- Aplicar un sistema de análisis de escenarios para detectar tanto las oportunidades como los riesgos.
- Analizar el desempeño a través de los indicadores adecuados y utilizando un software especializado.
- Evaluar con ayuda de las herramientas de business intelligence los datos obtenidos bajo los criterios iniciales.
- Favorecer la toma de decisiones en función de los datos con el objetivo de producir cambios estratégicos y mejorar la competitividad.
- Registrar y analizar el rendimiento del equipo, en función de los resultados.
En definitiva, los modelos de control de gestión son instrumentos indispensables para conocer la salud operativa, económica y financiera de una empresa. Esto permite tomar mejores decisiones y afrontar desafíos. En Strategik disponemos de profesionales cualificados y experimentados en el asesoramiento empresarial integral y expertos en la implementación de modelos y sistemas de Control de Gestión..
