La era digital ha cambiado por completo los sistemas de Control de Gestión. Estos tienen acceso a una gran cantidad de datos y han optimizado el proceso de toma de decisiones. Asimismo, pueden mejorar las ventajas competitivas de un negocio e impulsar su liderazgo.
Qué son los sistemas de Control de Gestión
Con los sistemas y modelos de Control de Gestión, es posible analizar el estado de los objetivos marcados por los equipos directivos. Del mismo modo, se utilizan para coordinar las diferentes áreas de una empresa y recopilan información con la que orientar la toma de decisiones. En consecuencia, todas las acciones estarán mejor encaminadas para cumplir con el plan de negocio.
Estos sistemas no atañen solo a grandes empresas, como quizás se pueda pensar, sino que también son ampliamente utilizados por pymes y autónomos, independientemente de su volumen de negocio. Dedicarles tiempo y recursos es fundamental para garantizar que el negocio goce de buena salud, al igual que para definir los procesos de negocio, planificar los proyectos y establecer los presupuestos. De este modo, es posible prever los Estados Financieros de la compañía, ineficiencias en la operación e incluso tendencias de mercado, ofreciendo así un excelente margen para la toma de medidas correctivas.
Es importante recalcar que para que la estructura de Control de Gestión funcione correctamente, todos los departamentos de una organización han estar implicados.
Empresas que utilizan los sistemas de Control de Gestión
Los modelos de Control de Gestión pueden llegar a ser muy sofisticados. Aun así, existen distintos tipos y cualquier proyecto (tanto una empresa consolidada como una startup) debe apoyarse en rutinas y procedimientos que permitan lo siguiente:
- Implementar estrategias definidas por el equipo directivo.
- Medir y controlar el grado de cumplimiento de sus objetivos.
- Tomar las mejores decisiones que acerquen a la empresa a alcanzar esas metas definidas.
En la actualidad, la tecnología (business intelligence, big data, inteligencia artificial…) permite que cualquier negocio disponga de un sistema de Control de Gestión digitalizado. Esto quiere decir que no importan las necesidades o el presupuesto; cualquier necesidad de información o sistema para la toma de decisiones, se puede desarrollar con costes ajustados.
Es más, en todo proyecto se recomienda contar con una herramienta de estas características que integre el análisis de datos en el día a día. De este modo, se tendrá información de calidad que será de gran ayuda para la toma de decisiones desde el primer momento.
Funciones del Controller (Responsable de Control de Gestión)
Hay 6 funciones principales que la persona encargada del Control de Gestión debe llevar a cabo, con independencia del modelo que se escoja para implementar en la empresa en cuestión.
1. Análisis de datos
En esta primera función, se recopilan y analizan todos los datos (aquellos relevantes para comprender el funcionamiento de la empresa) y su influencia en los resultados. Así, se marcan unos objetivos realistas y se traza un plan para conseguirlos.
Para ello, son necesarios sistemas que midan ciertos KPIs o indicadores de rendimiento y nos informe en tiempo real sobre ellos:
- Ingresos.
- Compras.
- Márgenes.
- Gastos.
- EBITDA
- Desviaciones.
- Productividad.
- Estados financieros…
2. Elaboración de presupuestos
Una de las funciones más importantes del Controller es la de planificar por completo el performance esperado de una organización, para lo que es necesario saber previamente cómo está estructurada y proponer los ajustes oportunos para facilitar el logro de los objetivos de negocio, operativos y financieros, entre otros.
3. Asistencia a la dirección de la compañía
A partir de los datos que proporcionan los sistemas de Control de Gestión, el Controller propone mejoras para optimizar el rendimiento operativo, comercial y/o financiero de la empresa. Por este motivo, juega un papel clave, porque transmite información analizada y conclusiones derivadas de los análisis realizados en todos los ámbitos de la organización.
4. Elaboración de una estructura contable y financiera
El Controller analiza la estructura financiera preexistente de la empresa, a efectos de adaptarla a las necesidades de información que precisará para implementar el modelo de Control de Gestión y facilitar periódicamente a la Dirección información precisa y simplificada. Por tanto, es parte activa en la definición e implementación de la estructura contable y financiera.
5. Coordinación y optimización de los recursos humanos
Como área capital de una empresa, el departamento de Recursos Humanos se nutre de toda la información relevante para su gestión, igualmente, a través del Controller y de los Sistemas de Control de Gestión. Esta información le permitirá optimizar los recursos y mejorar la productividad, entre otras. Apoyándose en el desarrollo de tecnología de Control de Gestión adaptada a RRHH, el Directivo no sólo podrá realizar análisis, sino, por ejemplo, utilizarlos para incentivar al personal a través de sistemas de retribución variable monitorizados a través de estos.
6. Supervisión del cumplimiento de objetivos
El Controller, a través de los sistemas de Control de Gestión, supervisa que se alcanzan las metas establecidas en las estrategias, reportando a los responsables las posibles desviaciones que se puedan estar produciendo, así como proponiendo posibles soluciones para corregirlas.
En definitiva, el papel del Controller y el Control de Gestión tiene cada vez más peso en la administración y dirección de una organización. Es esencial para potenciar la productividad y tener éxito. En Strategik estamos especializados en esta área, contacta con nosotros y sé testigo del cambio.
